Vikten av god krishantering i oroliga tider - råd och tips

På Combitech har vi konsulter som är specialiserade på krishantering. Det är rådgivare med lång erfarenhet av krisberedskap och faktisk krishantering. De stöttar med framtagande av lägesbilder, att identifiera utmaningar, tittar på behov och prioriterar åtgärder, ger stöd i stabsarbete och stabsmetodik, arbetar med omfallsplanering och mycket annat. Nedan delar några av våra experter med sig av korta tips och råd som är viktiga när vi idag står mitt i krisen.

"Skapa ordning och reda i arbetet genom att ha fokus på systematisk stabsmetodik"

• En krisorganisation arbetar ofta under tidspress, de hanterar en lägesbild som är föränderlig och sysslar med frågor som de inte jobbar med i vardagen. Det är en osäker och ofta mycket stressig miljö där svåra beslut ska fattas. För att hantera detta krävs ett systematiskt arbetssätt kallat stabsmetodik, där roller, ansvar och organisationen är tydliggjord. Rollerna är inte personberoende utan istället inriktade på kompetens och funktion, vilket ger en tydlighet och en trygghet. Detta metodiska arbetssätt skapar utrymme, uthållighet och arbetsro. En tydlig inriktning och målbild för stabsarbetet leder arbetet framåt. Det finns inga enkla lösningar på komplexa problem. Däremot finns det arbetssätt för att hantera utmaningarna!
• Organisationen i krisen består av en krisledning med beslutsfattare som hanterar det strategiska tänket. Krisledningen har en stödjande stab som tar fram beslutsunderlag och hanterar det operativa arbetet. Staben leds av en stabschef, hen ansvarar för att identifierade uppgifter hanteras och att beslut verkställs. Stabschefen bör inte vara verksamhetens högsta chef, till exempel vd, kommunchef eller generaldirektör. Dessa personer behövs i sina ordinarie roller eller i krisledningen. Det är viktigt att tänka på att skapa uthållighet i staben genom att metodiskt knyta till sig resurser, en kris kan pågå under lång tid. Tydliga roller och ansvar är nyckeln till en smidig överlämning.
• En annan betydelsefull aspekt är att logga och dokumentera allt som görs, det blir ett användbart verktyg när krisen är över och arbetet ska utvärderas. Det beslut du tar är utifrån den information som fanns där och då och kan verka orimliga längre fram i händelsen. Loggen kan också vara bevis i eventuella rättsliga processer.

Mitt tips till de som inte kommit igång med denna metodik och står mitt i krisen:

• Avsätt tid för att styra upp och planera arbetet framåt. Ta hjälp av experter, till exempel oss på Combitech. Att sätta strukturen gör att arbetet blir fokuserat och uthållighet skapas. Det lönar sig att stanna upp och avsätta tid.
• Ha en tydlig inriktning och målbild för ert stabsarbete. Inventera vilket stöd ni har idag i form av planer, mallar, checklistor och så vidare - använd dessa.
• Ha mod, stå för era beslut och framförallt ta hand om varandra.
• När krisen är över utvärdera hanteringen och fortsätt utbilda och öva er organisation för att öka er förmåga. Detta kommer inte vara den enda krisen ni står inför.

"Omfallsplanering – lyft blicken från det pågående arbetet och planera för olika alternativa utvecklingar på lite längre sikt"

• En kris skapar stress och många människor har då svårt att lyfta blicken för att se den större bilden eller ”längre fram i tiden-perspektivet”. För att skapa en långsiktig krisberedskap och uthållighet bör krisorganisationer och staber arbeta i minst två perspektiv samtidigt - nu och sedan. Gärna även med ett tredje perspektiv - på lång sikt. De som arbetar med de tre perspektiven ska vara frikopplade från det stressiga parerandet i nuläget och kunna tänka fritt och brett. Att arbeta så här minskar belastningen lägre fram då saker redan är färdigplanerade när behovet inträffar. Det ger också möjlighet att skapa planer för olika händelseutvecklingar genom det som ibland kallas för omfallsplanering.
• Det är ofta bra att ställa framåtsyftande frågor i sin omfallsplanering: Vad kommer att ske i morgon, om en vecka och om en månad? Hur kan händelsen förändras? Vad är det troligaste alternativet och vad är det farligaste alternativet? Vad gör vi? Ska vi ha en omfallsplanering där särskilda planer utarbetas ifall detta inträffar? Resultatet av frågorna kan vara bedömningar om kommande utmaningar och/eller förslag att göra planering för olika händelseutvecklingar.
• Planen eller planerna bör innehålla följande:
  
  Indikatorer – något som förvarnar om att vi troligen kommer behöva använda planen. Till exempel; vi ser att antalet sjuka ökar dramatiskt.
  
  Beslutstidpunkt – när och under vilka förhållanden måste den som är beslutsfattare ta beslut om att aktivera omfallsplanen? Till exempel; när vi har över 10 procent sjuka och ser en fortsatt ökning.
  
  Handlingsalternativ – olika alternativ eller åtgärder att hantera den förändrade händelsen. Till exempel; för att hejda smittspridningen får endast hälften av medarbetarna vara på arbetsplatsen samtidigt.

"Kriskommunikation eller kommunikationskris - du bestämmer"

• En betydande framgångsfaktor vid alla typer av kriser är att låta kommunikation ingå som en funktion i krisledningen. De operativa rent praktiska kommunikativa insatserna, är nämligen lika viktiga som de strategiska övervägandena som ska föregå besluten ni tar.
• Det strategiska kommunikationsarbetet handlar bland annat om att ta fram en kommunikativ lägesbild – vad vet vi, vad antar vi kommer ske, vad planerar vi att göra och tillsammans med vilka? För att samla underlag till den här lägesbilden är det viktigt att "hålla örat mot marken" – lyssna in hur snacket går bland medarbetare, kunder, intressenter och samarbetspartners. Analysera hur era frågor och er verksamhet omnämns i sociala och klassiska medier. Utifrån detta kan ni sedan bedöma hur ni behöver prioritera era operativa insatser.
• Se över verksamhetens målgrupper och kanaler, i en kris kan man nämligen behöva prioritera om eller omfördela och bilda nya målgrupper och kanaler i jämförelse med vardagen. Ställ er sedan frågan; vad har våra målgrupper för behov i den här krisen och hur möter vi dem på bästa sätt?
• Det rent operativa arbetet handlar om att kommunicera med era valda målgrupper. Här är det centralt att ha en plan för när information uppdateras och hur frekvent. Internt är det betydelsefullt att vara öppen med vad som sker och tydligt berätta var medarbetarna kan hitta information. Att samla de vanligaste frågorna och svaren i en så kallad FAQ är ett arbete som ger mycket effekt i förhållande till tidsåtgång.
• Utse en person som kan vara krisens ansikte utåt mot kunder, intressenter och samarbetspartners samt en inåt verksamheten för medarbetarna. Det behöver inte vara samma person.
• Logga och dokumentera allt som görs - även alla små detaljer ni reflekterar över i stundens hetta. Säkerställ på så vis att ni efter den här krisen kan nyttja alla lärdomar ni drar och förhoppningsvis gå stärkta ur krisen!

Vill du veta mer och komma i kontakt med oss?

Vill du komma i kontakt med Combitechs konsulter och få stöd i ert krishanteringsarbete, hör gärna av dig till Kajsa Helmbring. Se Kajsas kontaktkort till höger om artikeln. Du hittar information om krisberedskap här på webben.