Framgångsrik projektledning för införande av nytt IT-system

Hantering av dokument och ärenden är både resurs- och tidskrävande inom den offentliga sektorn. Jönköpings kommun, höglandskommunerna (Aneby, Nässjö, Eksjö, Sävsjö och Vetlanda) och Höglandsförbundet efterfrågade därför ett modernt och kostnadseffektivt dokument- och ärendehanteringssystem. Projektet fick namnet DÄHS - från pärm till skärm. Combitech hjälpte till med projektledning och koordinering under införandet, det vill säga implementeringen och driftöverlämningen av systemet.

- Kommunerna hanterar en stor volym av handlingar, både offentliga- och sekretessbelagda, och är skyldiga att se till att den demokratiska processen efterföljs. Genom ett systemstöd effektiviseras och kvalitetssäkras hantering av de ärenden som handhas av den politiska ordningen. Ett systemstöd underlättar även rätt behörighetstilldelning av verksamheterna själva. Vidare var det viktigt att få bort alla pappersutskick som tar tid och kostar pengar. Därför var detta ett prioriterat projekt, säger Carola Andersson, styrgruppsmedlem för projektet och då verksam på Eksjö kommun som kommunikationschef (idag verksamhetsutvecklare på Höglandsförbundet).  

Combitech kom in som en extern projektledare efter att ha vunnit upphandlingen av införandesfasen. Det behövdes en oberoende person som kunde koordinera, planera och samverka arbetet mellan kommunerna och vara kontaktperson mot produktleverantören. Irene Andersson, projektledare och förändringsledare, fick uppdraget. 

En tight tidplan

Införandefasen skulle ske stegvis och överlappande mellan kommunerna. Det nya dokument- och ärendehanteringssystemet skulle vara på plats inom ett år. Den föreslagna tidplanen och kommunernas verklighet var inte synkroniserade, till exempel skulle flera kommuner ha parallella system under en längre tid. Vilket var både resurskrävande och medförde en risk i ärendehanteringen.

- Jag såg att införandet av det nya systemet och konverteringen från pågående ärendehantering inte gick ihop. Exempelvis kunde en av kommunerna få sitta med dubbla system i 23 veckor. Det kändes inte rimligt när vi skulle effektivisera och spara tid. Planeringen var det jag fick börja med. Jag fick prata med kommunerna och produktleverantören, sedan utifrån de samtalen utforma en plan som fortfarande var tight men nu genomförbar, säger Irene Andersson, projektledare och förändringsledare.

Efter en kick off påbörjades utbildning för att representanter från kommunerna skulle kunna arbeta i systemet. Parallellt med detta genomfördes en workshop där kravlistan från upphandlingen tittades igenom och kraven fördelades mellan projektets deltagare. Syftet med aktiviteten var att säkerställa att kommunerna fick det de beställt. Det var cirka 400 krav som fördelades. 

- Här kunde jag tillföra ny kunskap och ett annat arbetssätt. Kommunerna fick kontroll genom att testa samtidigt som det skapade dialog och samverkan. På workshopen och de regelbundna avstämningsmötena delade olika personer med sig av problem och möjligheter. Vi byggde värdefull kunskap om systemet. När vi arbetat igenom hade vi ett 10-tal krav som inte uppfylldes och som jag tog upp med styrgruppen, berättar Irene Andersson. 

Responsen på att arbeta utifrån en kravbild var positiv.

- Det var ett agilt arbetssätt i ett verksamhetsförändrande projekt som innebar att ny kunskap tilläts påverka arbetet. Vi fick ett mer ändamålsenligt system även om resan bara var påbörjad. För det är först när ett system är infört som den egentliga effekthemtagningen kan börja, säger Carola Andersson. 

Irene tog också, utifrån de krav som var kvar, en dialog med produktleverantören. Samtalet resulterade i en fördjupad samverkan som gav tillbaka till alla inblandade. 

Konverteringen resulterade i en riskhantering

När projektet var framme vid det skarpa läget att byta från det tidigare systemet till det nya var tidplanen fortfarande tight. Det handlade om att omvandla data från en plattform till en annan, vilket är ett omfattande arbete. Varje kommun hade en vecka var som låg schemalagda efter varandra, gick något fel påverkades hela processen. Produktleverantören hade sin medarbetare med spetskompetens tillgänglig, parallellt som kommunerna frigjorde och plockade in medarbetare specifikt för arbetet. Vidare var det ett skarpt stopp på ärende- och dokumenthantering under den aktuella veckan, vilket var en maxgräns för kommunerna. 

- Det här arbetet var oerhört kritiskt och jag bestämde mig för att göra en riskanalys med ett antal riskscenarion som jag presenterade för styrgruppen. Det fanns inte tid för förskjutning i tidplanen och resurser var redan uppbokade. Jag hade en detaljerad planering på dagsnivå för att snabbt kunna agera om risk uppstod. Vid några tillfällen var risk på väg att utlösas men med hjälp av riskhanteringen och en bra dialog kunde det lösas och projektet fortsätta, berättar Irene Andersson.

Ett lyckat genomförande

Arbetet med införandet tog sammanlagt ett år och under tiden kom kommunerna närmare varandra och det fanns också andra vinster.

- Vi hade inte kunnat göra det här själva och fått samma utfall. Det var genom samverkan vi fick kompetens och byggde resultat. En viktig framgångsfaktor var en oberoende projektledare med fokus på nödvändig verksamhetsförändring som ett systeminförande innebär. Vi fick en projektledare som hade med sig kompetens från andra verksamheter, vilket gjorde att vi kunde få inspiration och idéer till hur vi kunde utveckla och tillämpa vår egen projektstyrningsmodell. En lärdom var också att titta på kraven och testa systemet i rätt sammanhang, det har jag tagit med mig framåt, avslutar Carola Andersson.

Under sista sammankomsten dokumenterades erfarenheterna i en bild att ta med sig in i framtida projekt, se bilden nedan. Summeringen var att samverkan är ett mervärde även om det kan upplevas ta lite tid. 

- Genom att arbeta tillsammans fanns möjligheten att skapa samverkan och forma ett likartat arbetssätt. Samverkan skapar möjligheter att lära av varandra och dela erfarenheter. Det är en växtkraft som gör att ”1 plus 1 blir 3”. Samverkan tar tid men effekten blir så mycket större än om var och en skulle göra själv, avslutar Irene Andersson. 

Bildkälla: Projektet DÄHS – från pärm till skärm. 
Illustration: Maja på Näset AB