Digitalisering frigör tid och skapar värde

– Digitalisering är en nyckel till förbättrad service samtidigt som man ordnar sin verksamhet mer effektivt och använder skattemedel smart. Det främjar nya affärsmöjligheter och tjänsteutveckling. Lösningen tror jag ligger i att skapa en övergripande strategi och använda tekniken utifrån ett behovsperspektiv utan att tumma på säkerheten, säger Johan Gunnarsson, CTO.

– En trend vi ser är att regionala- och kommunala bolag börjar öppna upp för att använda data för att möjliggöra nya lösningar och värden. Att bygga ekosystem där flera aktörer samverkar och konkurrensutsätter marknaden på ett positivt sätt. Det är viktigt att tänka på att bland data finns känsliga uppgifter, till exempel personuppgifter, vilket gör informationssäkerhet och cybersäkerhet centralt, säger Senadin Alisic, cybersäkerhets- och digitaliseringsrådgivare.

– Det handlar om att röra sig bort från flertalet IT-system som vart och ett håller sin egen data och funktionalitet utan att på ett enkelt sätt kunna dela det med andra system, till att skapa en IT-miljö där de olika systemen är designade för öppenhet och att vara en del av en större lösning. Att bygga ekosystem av leverantörer som tillsammans realiserar en digitaliserad och säker sammanhållen kedja, säger Niklas Hedlund, affärsområdeschef IT.

– Flygindustrin är en bransch som jag och flera kollegor arbetar och arbetat med, de har kommit långt i att integrera system som ska hjälpa medarbetaren göra rätt sak vid rätt tid - tryggt och säkert. Det handlar om system som sorterar information och presenterar det som behövs i stunden. Här ser jag att det finns många synergier som  exempelvis offentlig sektor kan inspireras av. För att lyckas med sin digitalisering tror jag det är viktigt att lära av andra, framförallt inom andra branscher och domäner, säger Björn Rudin, digitaliseringsrådgivare.

En hållbar strategi

När en verksamhet ska digitaliseras är steg ett att det finns en vilja till förändring. Steg två är att ha en långsiktig strategi för förändringsresan. Ofta automatiseras delar av flöden och processer men de stora vinsterna missas, då man inte har en plan över hur man ska effektivisera och integrera flöden över organisationsgränserna och få med sig medarbetarna. Läs vår korta checklista för att ta fram och förankra en strategi: 

Inspireras av Crossways Växjö:

I samarbetsprojektet Crossways Växjö är visionsarbetet en bärande del. I illustrationen nedan visas en förenklad version av den strategiska dialogplattform som tagits fram, i samverkan med Skanska, Södra, Combitech, Växjö kommun, samarbetsaktörer och företaget Usify för att skapa en hållbar, smart och innovativ stadsdel. Läs mer i denna artikel där Cecilia Unell, verksamhetsutvecklare och innovationsledare, berättar om arbetet. 

Förbättra servicen 

Teknik kan underlätta en del arbetsmoment och samtidigt ge medborgaren snabbare återkoppling. En myndighet, region eller kommun har ett antal verksamhetsprocesser och de kan göras på olika sätt. Att ta hjälp av teknik handlar om att frigöra tid där en mänsklig kompetens och kontakt behövs. Nedan lyfter vi fram några aspekter och tekniker:

• Robot Process Automation (RPA) handlar om att automatisera tidskrävande och monotona arbetsuppgifter, vilket skapar snabb service till medborgarna och ökar tillgängligheten. Det kan till exempel vara digitala ansökningar för tjänster inom skolval, viteshantering och bidragsansökningar. Magnus Brobeck, affärsutvecklare, berättar mer.
• För att kunna nyttja data effektivt handlar det om att identifiera betydelsen, behovet och nyttan. Likaså att förstå värdet som skapas av människor som använder produkterna och systemen det samlas in data ifrån. Det går att använda plattformar med både öppna och privata lösningar, likaså bygga i traditionella it-miljöer som molnlösningar.
• Systemintegrationer är en annan viktig komponent. För att dra full nytta av teknologier som RPA, IoT och AI behöver informationen flöda mellan olika system. Vidare kan nya funktioner skapas genom att kombinera de olika systemen. I det sammanhanget är det viktigt att inte enbart drivas av tekniker utan kontinuerligt arbeta med säkerhetsaspekterna likaväl som GDPR-frågorna och användarperspektivet. 

Inspireras av Skogsstyrelsen:

Ett exempel där AI används för att på sikt underlätta för verksamheten är hos Skogsstyrelsen. De har tagit fram en AI-lösning för att upptäcka angrepp av skadeinsekter i skogsmiljöer. En del av arbetet handlar om att upptäcka granbarkborreangrepp med hjälp av AI. Läs mer om hur Skogsstyrelsen, Microsoft och Combitech samarbetar.

Säkerhet är avgörande

En central frågan är hur tillgångar och kärnvärden skyddas i en digital värld där verksamhetsgränser suddas ut och en allt högre grad av värde ligger i mjukvara och information. Myndigheter, regioner och kommuner (även näringslivet) behöver ta hänsyn till känsligheten i data, det kan till exempel finnas personuppgifter. Vidare vikten av att skydda IT-miljöerna och systemen från intrång. Det behövs ett säkerhetsarbete och en säkerhetsorganisation som går i linje med den nya inriktningen och strategin.

En framgångsfaktor är att arbeta systematiskt med riskhantering och se till att det blir en integrerad del i verksamhetsprocesser. Likaså att använda den nya tekniken för att skapa en adaptiv säkerhetsarkitektur med kontinuerlig övervakning och visualisering av risker och händelser. Läs mer om Cyber Security. Läs också vår korta checklista för vilka åtgärder du vidtar för att säkra upp verksamheten: 

En tillåtande kultur

Slutligen, det krävs mod att digitalisera och en tillåtande kultur att testa och misslyckas. Nya stigar ska trampas upp. Det är viktigt att bära med sig. Varmt lycka till! Hör gärna av dig om du undrar över något eller önskar stöd (se kontaktuppgifter till höger om artikeln).

Bilder och grafik: Combitech
Skribent: Anna Sigurdsson Schedin