Optimera din digitalisering

Jag har i tidigare inlägg beskrivit digitalisering som ett verktyg för verksamhetsutveckling. Som för alla verktyg gäller det att använda dem på rätt sätt; det är lättare att slå i en spik med en hammare än med en skruvmejsel. Vad innebär det då att använda verktyget digitalisering ”på rätt sätt”?

En av mina kloka kollegor, Elin Grentzelius, säger med emfas: ”Digitalisera inte ineffektivitet!”. Om du exempelvis vill digitalisera processen för att ta emot kundbeställningar genom att skapa automatiska arbetsflöden istället för manuella aktiviteter bör du först se till att processen i sig är ändamålsenlig och effektiv. Gör du inte det digitaliserar du en process som inte gör vad den ska eller kanske gör det på ett ineffektivt sätt och frågan är vad du vinner på det? För att travestera Gustaf Fröding: Ineffektivitet är ineffektivitet om än i digitaliserad form.

Att utforma ändamålsenliga och effektiva processer

Hur ser du då till att de processer du vill digitalisera är ändamålsenliga och effektiva? För det första behöver du fundera på vad du vill att processen ska åstadkomma och varför. Den verksamhet du ansvarar för eller arbetar inom har mål och syften (har den inte det, har du betydligt större problem än en eventuellt ineffektiv process) och den process du vill digitalisera ska bidra till detta.

När du väl säkerställt varför du vill att processen överhuvudtaget ska finnas och vad du vill att processen ska åstadkomma, är nästa steg att fundera på hur den ska åstadkomma det. Vilken information behöver processen tillgång till och hur behöver informationen bearbetas för processen ska kunna leverera det du vill? Vilka aktiviteter behöver genomlöpas och i vilken ordning? Du behöver naturligtvis också ta reda på från vilka system eller applikationer du hämtar din information.

Nu vet du varför du behöver processen, vad du vill åstadkomma med den och hur du på bästa sätt åstadkommer det – först nu är det meningsfullt att digitalisera den.

Figur. En effektiv digitalisering löper som en röd tråd genom hela verksamheten; från kundupplevelse, affärs- och verksamhetsmål via arbetssätt, organisation och information till IT-stöd.

Resonemanget ovan hoppas jag visar på hur viktigt det är med tydliga mål och syften, att verksamhetens processer stödjer dessa och att processerna har tillgång till den information de behöver och att vi vet vilka applikationer och system som hanterar vilken information. Detta är grunden för en effektiv digitalisering som stödjer verksamheten och bidrar till dess utveckling.

Verksamhetsutveckling – Strategi, struktur, kultur

Digitalisering eller inte – en verksamhet behöver ständigt utvecklas för att realisera nya möjligheter och möta nya utmaningar. På andra delar av denna site beskriver vi vår generella syn på verksamhetsutveckling i termer av strategi, struktur och kultur. Strategi omfattar att definiera verksamhetens syfte, mål och den övergripande vägen för att nå dem. Struktur handlar om att säkerställa att verksamhetens olika delar - process, organisation, information och IT-stöd - hänger ihop och stödjer mål och syfte på bästa sätt. I förändringsarbetet är denna struktur även ett verktyg för att ta hänsyn till hur förändringar i olika delar påverkar varandra.  Den sista faktorn – kultur - handlar om att involvera människan i förändringsresan, att få varaktighet och genomslag i de förändringar som görs.

Referenser
Combitech-bloggen, Digitalisering i verksamhetens tjänst
Gustaf Fröding, Idealism och realism
Combitechs erbjudanden inom verksamhetsutveckling

Bild och illustration: Combitech