Digitala kartors betydelse i digitaliseringsresan

Att veta vilken information du använder, innebörden i den, var och hur du använder den, vem som ansvarar för dess kvalitet och så vidare är en av förutsättningarna för en lyckad digital transformation. För att du ska kunna digitalisera en process behöver du veta: i vilka processteg verksamheten använder vilken information och mellan vilka applikationer informationen ska flöda. Om du inte ska göra hela digitaliseringsjobbet själv behöver du kommunicera denna kunskap till de personer som ska vara delaktiga i arbetet. Du behöver alltså dokumentera hur ni vill att informationen ska användas och flöda, i processen och mellan applikationerna. 

En övergripande beskrivning av en del av ett informationsflöde.

Ett modellbaserat angreppssätt

Allt som oftast dokumenteras processer och informationsflöden i ett antal dokument bestående av statiska bilder, tabeller och text. Dokumenten lagras ibland centralt, på exempelvis en SharePoint-site, ibland lokalt hos olika individer. Vartefter tiden går tappar man ofta kontroll över var de gällande versionerna av alla dokument finns; är det verkligen den senaste versionen som finns på den gemensamma lagringsplatsen eller gjorde någon vid något tillfälle en översyn som resulterade i en ny version som ligger lokalt någonstans?

Det finns alternativ och bra sådana. Skapa en sammanhängande modell, en digital karta, som beskriver informationsflödet. Ta fram dynamiska bilder utifrån modellen där processerna, informationen och applikationerna inte är ”stumma symboler” utan sammanlänkade modellelement med relevanta egenskaper. Generera sedan de dokument du behöver från modellen, den gemensamma källan, tryggt förvissad om att det inte finns någon nyare version. Använd styrkan i en sammanhängande modell för att med några högerklick analysera vilka konsekvenser förändringar får istället för att jaga rätt på kollegor, som har den senaste versionen av de underlag du behöver.

Med ett dokumentbaserat angreppssätt behöver du identifiera och se till att få tillgång till gällande versioner av relevanta dokument, medan du med ett modellbaserat angreppssätt har en gemensam informationskälla utifrån vilken du kan generera ut relevant dokumentation.

Kanske tycker du att detta verkar vara en utopi, utmålad i rosenröda toner? Kanske funderar du på tid och kostnad i att gå från att dokumentera med stöd av det välbekanta Office-paketet till att dokumentera med obekanta modelleringsverktyg? Och förvaltningen – tänk att förvalta detta, är det verkligen görligt?

Berättigade frågor, naturligtvis. Men det finns motfrågor; är du säker på att ansträngningen att anamma nya angreppssätt och verktyg är större än vinsten i att slippa leta upp rätt personer med rätt versioner av bilder, Excel-ark och andra dokument? Är det verkligen mer ansträngande att förvalta en sammanhängande modell än att förvalta en spretig dokumentflora? Om det finns dokumentation ni verkligen behöver förvalta, varför inte se till att dokumentera den på ett sådant sätt att den hänger ihop över tid?  

Vilken sorts karta väljer du?

I denna film, tryck på bilden nedan och Combitechs YouTube-kanal öppnas, liknar vi en digital transformation med en resa där vi vill hitta bästa vägen framåt. Med den liknelsen kan vi formulera om frågan; vilken karta skulle du helst välja för att hitta rätt i en okänd terräng som är stadd i ständig förändring? En analog eller digital. Vi förutsätter mobiltäckning :-)

Skapa din digitala karta

Några tips för att komma igång:

• Fundera igenom vilken av den information verksamheten hanterar som är viktigast för er att ha kontroll över. Ditt mål är sedan att skapa en digital karta som beskriver var ni hanterar denna centrala information. 
• Börja att beskriva det viktigaste området men se till att arbeta både inkrementellt och iterativt; hellre en övergripande skiss bestående av flera sammanhängande delar än öar av detaljerad perfektion. Generellt: Se till att dokumentera ”lagom mycket”. Om kartan blir för stor eller för detaljerad kommer ingen att vare sig orka läsa den eller förvalta den. 
• Utbilda dig och kollegorna i ett modellbaserade arbetssätt och verktyg. Kombinera och förstärk effekten av utbildningen genom att parallellt påbörja det konkreta arbetet.
• Tänk igenom hur du, kollegorna och verksamheten kan ändra ert arbetssätt för att få bästa utväxling av er digitala karta. 

Förklaringar till ord/begrepp i texten

Information - I texten blandar jag begreppen data och information på ett allt annat än stringent sätt. Hur dessa begrepp hänger ihop finns det massor att läsa om. Den vackraste beskrivningen jag känner till är ”Data is information in the eyes of the beholder."

Modellbaserade dokumentationssätt - Det sätt jag förespråkar kan med fördel jämföras med det modellbaserade arbetssätet som finns inom produktutveckling, Model Based Definition (MBD). Enkelt uttryckt innebär MBD att information som tidigare fanns i 2D-ritningar läggs i 3D-modeller som sedan återanvänds genom hela produktens livscykel. På så vis knyts utveckling, tillverkning och underhåll ihop. Istället för flera informationskällor blir 3D-modellen informationsbäraren och den gemensamma källan. Se gärna en film där Emil Hansson, med stor kunskap inom MBD på Combitech, berättar mer. Tryck på bilden nedan och Combitechs YouTube-kanal öppnas.

Om bloggförfattaren

Cecilia Unell har mer än 20 års erfarenhet av att hjälpa kunder inom näringsliv och offentlig sektor att utveckla sina verksamheter, där hennes spetskompetens är verksamhetsutveckling och -arkitektur samt innovationsledning för att transformera och digitalisera en verksamhet. Under våren 2022 kommer Cecilia att skifta tjänst och börja arbeta hos Södra, som är en samarbetspartner till Combitech. Vi från Combitech säger ett STORT grattis till Cecilia och till Södra.

Bilder, grafik och filmer: Combitech